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校友服务——学生档案知识问答
发布时间:2021-11-01      作者:    来源:
校友服务——学生档案知识问答

1. 毕业生档案包括什么?

答:毕业生档案一般包含高中阶段档案、入学时形成的档案(学生登记表、军训考核表),在校期间取得的材料(奖惩材料)及毕业时形成的档案(报到证副本、学位认定书、毕业生登记表、成绩单、毕业论文成绩、实习鉴定表、体检表)。

2.毕业生档案转到哪里好?

答:(1)到国有企业和事业单位就业的学生,档案一般寄往单位;到三资企业(合资、独资、民营)就业的学生,档案最好转回生源地。一般也可以寄往该单位所挂靠的人才中心(要在三方协议上加盖人才中心的印章,并且报到证地址打印成该人才中心)。

(2)没有落实就业单位的毕业生档案要转到生源地的人事局、人才交流中心、教育局等专门管理毕业生档案的机构。

3. 家庭地址或户籍变更,报到证可以打到变更后的地址吗?

答:按照国家政策,没有落实就业单位的毕业生档案报到证派遣至高考录取地,与家庭住址或者户籍变换无关。

4. 毕业生档案可以保存在学校吗?

答:学校保存的只是学籍档案,只有将档案转交到毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构,这时学籍档案才正式成为人事档案。学校保存的学籍档案只是“存放”,不能提供任何人事档案相关服务,如转正定级、职称晋升申报、计划生育证明、出国政审等,不能开具任何相关证明,如考研需要档案存放地的现实表现证明等。有些地区规定必须档案托管到当地一定年限才能办理落户,还有些招收往届生的用人单位只接受人事档案,不接受从学校出来的学籍档案。

所以,为了学生切身利益,学校现在不办理学生档案暂存,毕业时毕业生档案全部转到报到证注明的单位或者调档函上的单位

5. 报到证有什么用?

答:报到证一式两联,蓝色正本和白色副本,蓝色正本发放到学生个人手中,白色副本存放到学生的档案中;毕业时档案馆根据报到证地址转递毕业生档案,不需要毕业生本人办理。

报到证的作用主要有:第一,报到证是到接收单位报到的凭证; 第二,证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生; 第三,干部身份证明; 第四,凭手中蓝色报到证以及其他有关材料办理户口迁移手续。 报到证要注意保管,不要丢失。

6. 毕业生档案邮寄方式及时间?

答:从2015年开始,毕业生档案不再通过机要转递,一律采用国内标准快递(EMS)转递,邮件自交寄之日起6个月内可通过登陆EMS网站查询,6个月至1年内可通过拨打客服电话11183查询。毕业生档案邮寄时间主要由毕业生毕业材料形成时间决定,全部毕业材料形成后即可分批寄出,正常毕业的学生档案一般于暑假前即可寄送完毕。

7. 延期毕业的学生档案什么时间寄出?

答:延期毕业的学生要及时把相关材料,如补考后重新打印的成绩单、白联报到证及学士学位授予证明等材料归入到档案袋方可寄送。 因为这部分学生人数较少,部分学院不再统一办理,延期毕业的学生要及时把最新形成的档案材料送交档案馆,以免因缺少材料造成档案滞留,报到证一旦超过报到期限可能会导致档案无处存放档案。

8. 毕业生要重视落实档案去向

答:部分毕业生不重视跟踪档案去向,毕业数年后用到档案时才想起查找,有的已经忘记档案去向,有的去档案接收单位调档时才发现档案不在,但因为超过查找期限已经无从查找。请毕业生切记:学校寄出档案后,毕业生务必于1年内与档案接收单位确认档案是否已到(非常重要。档案寄出后一年之内都可以查询到档案投递信息,一年后投递凭证销毁,如果遗失将无从查找。

9. 毕业生档案去向查询系统的网址?

答:毕业生可登陆海南师范大学主页,在机关部门里找到档案馆,在毕业生档案去向查询系统里输入姓名或者学号即可查询毕业生的档案转递信息,包括EMS单号,转递日期及档案去向。正常毕业的学生档案一般都是七月中上旬邮寄,月底即可查询。

10. 档案是否可以自带?

答:学籍档案原则上禁止个人携带,如有特殊情况需要事先征求档案接收部门的意见,档案接收部门同意后方可自带。

11. 滞留在档案馆的档案如何办理调档?

答:本人办理,需持身份证和调档函(调往报到证地址不需要);委托他人办理,需要委托书、双方身份证复印件,调档函(调往报到证地址不需要)。

12. 有关学生档案的咨询方式?

答:学生档案室电话65815295